fincrm und E-Mail Integration, ein Mehrwert für deine Produktivität und Dokumentation.

Sende E-Mails direkt aus fincrm an deine Kunden und sehe den Verlauf in der Kundenakte. Für eine lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten und eine effiziente Arbeitsweise aller Benutzer.

Abschnitte:

1: Erste Einrichtung deines Accounts

2: Wähle deine Einstellungen aus

3: Deine E-Mails in fincrm

4: Synchronisation stoppen

Erste Einrichtung deines Accounts

Um die E-Mail-Synchronisation zu aktivieren, gehst Du unter Einstellungen - auf E-Mail Sync und klickst auf E-Mail synchronisieren.

Gib dort die E-Mail-Adresse deines E-Mail-Kontos, welches Du synchronisieren möchtest, sowie deine Zugangsdaten ein. Der Ladevorgang kann dabei einige Minuten in Anspruch nehmen. Habe ein wenig Geduld und warte den Ladevorgang ab. Bei Outlook und Google, werden diverse Felder automatisch gefüllt. Gib hier noch dein entsprechendes Passwort ein oder erlaube die Verbindung zum Anbieter/fincrm.

Hinweis: Beim Google-Dienst kommt eine Warnmeldung, dass fincrm durch 
Google nicht überprüft wurde. Diesen Prozess musst du überspringen 
indem du auf Erweitert / Advanced und auf "Go to nylas.com (unsafe)" 
bzw. "nylas.com öffnen (unsicher)" klickst. 

Die Verbindung ist weiterhin sicher, jedoch verlangt Google eine spezielle
interne Überprüfung dieser Verbindung.

INFO: Aufgrund des Datenschutzes und der gewerblichen Nutzung ist Google Workspace 
hierbei zwingend erforderlich! 

Bei Google Workspace müssen Sie nun die App fincrm "whitelisten".

https://support.google.com/a/answer/7281227#trustorlimit&zippy=%2Cmanage-access-to-apps-trusted-limited-or-blocked 

Die ID von fincrm lautet:

505533219089-mmitkcb1aqipevkrocnmn6a54g94puma.apps.googleusercontent.com

Freigabe bei Google Workspace:

1. Loggen Sie sich bitte im Admin Dashboard ein.

2. Klicken Sie in der linken Navigation auf Sicherheit und in dem Linkbaum darunter auf API-Steuerung.

3. Klicken Sie auf der rechten Seite unter API Zugriffssteuerung auf "Zugriff auf Drittanbieter Apps verwalten".

4. Klicken Sie rechte neben "Konfigurierte Apps" auf App hinzufügen und in dem Untermenü auf "O Auth App Name"

5. Kopieren Sie die Clied-ID: 505533219089-mmitkcb1aqipevkrocnmn6a54g94puma.apps.googleusercontent.com und fpgen sie diese in das Feld ein und klick auf suchen.

6. Wählen Sie anschließend fincrm aus und klicken auf weiter/select, danach wählen Sie die Cliend-ID aus und klicken erneut auf select.

7. Bestätigen Sie die Nutzung für Ihre Organisation und klicken auf weiter/continue.

8. Wählen Sie Vertrauenswürdig und klicken auf weiter/continue.

9. Sie sehen eine Übersicht der Angaben, welche sie mit Fertigstellen bestätigen.

Nach erfolgreicher Eingabe und Erlaubnis dieser Dienste deinerseits führt dich das System wieder zurück zu fincrm.

Nun ist deine E-Mail Synchronisation aktiv.

Hinweis: Es werden nicht alle in der Vergangenheit liegenden E-Mails synchronisiert.

Um hierbei unsere Serverstabilität zu gewährleisten, werden nur die Mails ab dem Startzeitpunkt der Synchronisation in fincrm geladen.

Beim ersten Einrichten werden deine Emails über einen bestimmten sicheren Prozess abgerufen. Dies kann bei einer größeren Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen.

Hast du Fragen? Dann melde dich gerne immer bei uns!

Wähle deine Einstellungen aus

Du kannst nun unter Einstellungen - E-Mail Sync diverse Einstellungen auswählen.

Wähle aus welche Ordner mit fincrm synchronisiert werden

Du hast 2 Optionen:

E-Mails aus allen Ordnern mit fincrm synchronisieren
Nur E-Mails aus ausgewählten Ordnern mit fincrm synchronisieren

Bei Option 2 kannst du detailliert die Ordner auswählen die mit fincrm synchronisiert werden. Bitte beachte, wenn du eine Mail in einen nicht synchronisierten Ordner verschiebst oder eine bestimmte Email aus deinen Ordnern entfernst, wird diese Mail in fincrm ebenfalls gelöscht.

Das Email-Feature ist eine ständige Synchronisation deiner Daten. (Keine dauerhafte Ablage in fincrm)

Mails automatisch zuweisen

fincrm wird versuchen E-Mails automatisch mit Kontakten im System zu verknüpfen. Findet sich ein Kontakt, wird die E-Mail automatisch in der Historie des Kontaktes angezeigt.

Hierbei prüfen wir folgende Mails des Kunden:

E-Mail
E-Mail geschäftlich

Beim Vermittler prüfen wir diese E-Mail ebenfalls.

Wenn eine Mail nicht zugeordnet werden kann, kannst du diese manuell unter CRM - Emails zuweisen!

Mails manuell zuweisen

Du kannst jederzeit diverse Mails manuell mit einem Kunden oder Vermittler verknüpfen.

Klicke hierzu unter CRM - E-Mails auf einen beliebigen E-Mail-Verlauf. Dann klickst du im oberen rechten Bereich auf das "Link"-Symbol und verknüpfst diesen aktuellen E-Mail-Verlauf mit deinem Kunden oder Vermittler. (siehe Bild)

Hinweis: Es wird immer nur der aktuelle Stand eines E-Mail-Verlaufs mit deinen Daten verknüpft.

Kommt eine weitere E-Mail zu diesem Verlauf hinzu, und du möchtest diese E-Mail auch z.B. in deinem Kunden sehen, musst du zuerst den verknüpften Kunden entkoppeln und neu verknüpfen.

Beim automatischen Zuweisen durch fincrm werden immer alle E-Mails passend zu der hinterlegten E-Mail-Adresse direkt verknüpft.

Mails öffentlich oder privat

Wähle aus, ob du die E-Mail-Konversationen mit anderen im Unternehmen teilen möchtest. E-Mails sind nur für andere sichtbar, wenn Sie den Kontakt sehen dürfen.

Wenn du die Einstellung auf privat setzt, können neue Mails im Kunden nur noch von dir persönlich gesehen werden!

Hinweis: Die Änderung erfolgt nur für neue mails aber Änderung der Einstellungen!

Deine Signatur

Verwalte die E-Mail Signatur für deine Konten. Die Signatur wird automatisch an ausgehende Nachrichten angefügt. Du kannst eine Signatur für jeden Mail-Account hinterlegen.

Wenn du ein Bild in der Signatur hast, musst du diese als URL hinterlegen.

Behalte so ganz einfach die Übersicht deiner Korrespondenz direkt im Kunden.

Deine E-Mails in fincrm

Nach erfolgreicher Aktivierung kannst du deine E-Mails auch direkt in fincrm einsehen, verwalten und versenden.

Gehe hierzu auf CRM - E-Mails und nutze den eingebauten fincrm E-Mail-Clienten.

Solltest du E-Mails bei deinem Anbieter z.B. archivieren oder löschen, werden diese Emails auch nicht mehr innerhalb von fincrm angezeigt.

Synchronisation stoppen

Unter Einstellungen - E-Mail Sync kannst du jederzeit deine Verbindungen verwalten und deine aktivierte Synchronisation stoppen/löschen.

Wenn dein Account gelöscht / deaktiviert wird, gehen alle Verlinkungen, Zuordnungen und E-Mails innerhalb von fincrm verloren.

Hinweis: Hierzu immer die Hinweise und Dialoge in fincrm beachten

Hast du weitere Fragen oder Verbesserungsvorschläge?

Dann erstelle direkt ein Support-Ticket in fincrm über das Fragezeichen-Symbol in fincrm im oberen rechten Bereich.