✅ Ich möchte Automatisierungen in fincrm erstellen. Wie gehe ich am besten vor?

Was ist Automatisierung überhaupt?

Stell dir vor, jemand füllt auf deiner Website ein Kontaktformular aus – z. B. ein potenzieller Kunde, der Interesse an deinem Produkt hat. Dieser Kontakt wird als Lead bezeichnet.

Ohne Automatisierung müsstest du jedes Mal selbst in dein Postfach schauen, die Nachricht lesen und manuell eine E-Mail schreiben, um dich zu bedanken oder weitere Infos zu schicken.

Mit Automatisierung passiert Folgendes ganz automatisch:

Ein Lead füllt das Formular aus.
Das System erkennt den neuen Lead sofort.
Es wird automatisch eine E-Mail verschickt, z. B.:
„Vielen Dank für dein Interesse! Wir melden uns in Kürze bei dir.“

Du musst nichts mehr tun – die Nachricht geht sofort raus, rund um die Uhr, auch am Wochenende. So sparst du Zeit, der Kunde fühlt sich sofort angesprochen, und kein Lead geht verloren.

👉 Fazit: Automatisierung bedeutet in diesem Fall, dass eine Software sich um eine wiederkehrende Aufgabe kümmert – nämlich das Versenden von E-Mails – ohne dass du manuell eingreifen musst.

Warum lohnt sich Automatisierung gerade in der Finanzierung?

In der Finanzierung fallen viele wiederkehrende Aufgaben an – z. B. das Einholen von Unterlagen, die Prüfung von Anträgen oder das Versenden von Status-Updates an Kunden. Diese Prozesse sind oft zeitaufwändig, fehleranfällig und erfordern viel manuelle Arbeit.

Automatisierung lohnt sich hier besonders, weil sie:

✅ Zeit spart: Standardaufgaben wie Dokumentenanforderungen oder Terminbestätigungen laufen automatisch ab – Berater haben mehr Zeit für persönliche Beratung.
✅ Fehler reduziert: Automatische Prüfungen und Abläufe sorgen für mehr Genauigkeit bei Zahlen, Fristen und Dokumenten.
✅ Schneller zum Abschluss führt: Schnelle Rückmeldungen und strukturierte Prozesse verbessern die Kundenerfahrung und beschleunigen die Bearbeitung.
✅ Mehr Leads nutzbar macht: Automatisierte Prozesse helfen dabei, Interessenten schneller zu qualifizieren und weiterzubearbeiten – bevor sie zur Konkurrenz abwandern.

Kurz gesagt: Automatisierung macht die Baufinanzierung effizienter, sicherer und kundenfreundlicher – und verschafft dir als Vermittler einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Automatisierungen in fincrm erstellen – so geht’s

Du möchtest Prozesse in fincrm automatisieren und dich nicht mehr um jeden Klick selbst kümmern? Dann sind Webhooks dein neuer bester Freund. Mit ihnen kannst du externe Tools an fincrm andocken und automatisch Aktionen auslösen – ganz ohne Zauberei.

Hier erfährst du, wie du am besten vorgehst:

Webhooks verstehen
Lies dir zuerst die offizielle Anleitung von fincrm durch. Kurz gesagt: Webhooks senden bei bestimmten Ereignissen in fincrm Daten an eine von dir definierte URL.
Konkretes Beispiel: Willkommensmail mit n8n + Outlook & fincrm
Webhook erstellen
In den fincrm-Einstellungen kannst du Webhooks einrichten. Du bestimmst, welches Ereignis getriggert werden soll – z. B. wenn ein neuer Lead erstellt wird oder ein Deal abgeschlossen ist.
Ziel-URL angeben
Die Webhook-Daten müssen irgendwohin – zum Beispiel an ein Skript auf deinem Server oder an Automatisierungsdienste wie Zapier, Integromat, Make.com oder n8n.
Daten verarbeiten
In der Anleitung siehst du genau, wie die gesendeten Daten (Payload) aufgebaut sind. Damit kannst du z. B. automatisch E-Mails verschicken, Slack-Nachrichten senden oder Aufgaben in deinem Projekttool erstellen.
Testen, anpassen, feiern
Teste deine Einrichtung gründlich. Läuft alles glatt? Dann Glückwunsch: Du hast gerade einen Teil deines Arbeitsalltags automatisiert!

Unterschied zwischen Webhook, Trigger und Action – einfach erklärt

Diese drei Begriffe begegnen dir oft, wenn du Prozesse automatisieren willst. Hier ist eine einfache Erklärung mit einem Beispiel aus dem Alltag:

🔔 Trigger – der Auslöser

Ein Trigger ist das Ereignis, das einen automatisierten Ablauf startet. Es ist der Startpunkt.

🧠 Denke an: "Wenn etwas passiert, dann..."

Beispiel:
Ein Kunde füllt ein Kontaktformular auf deiner Website aus.
➡️ Das ist der Trigger: „Neuer Lead eingegangen.“

🔗 Webhook – der Benachrichtigungsmechanismus

Ein Webhook ist wie ein digitaler Bote. Er sendet automatisch Informationen von einem System an ein anderes, sobald ein Trigger ausgelöst wird.

🧠 Denke an: "Sobald etwas passiert, schick eine Nachricht an ein anderes System."

Beispiel:
Dein Website-Formular sendet per Webhook die Lead-Daten an dein CRM-System.

⚙️ Action – die Folgehandlung

Eine Action ist die Aktion, die nach dem Trigger ausgeführt wird. Es ist das, was als Reaktion automatisch passieren soll.

🧠 Denke an: "...dann mach das."

Beispiel:
Nachdem der Lead im CRM angekommen ist, wird automatisch eine Begrüßungs-E-Mail verschickt.
➡️ Das ist die Action: „Sende E-Mail an neuen Lead.“

🧩 Zusammengefasst mit Beispiel:

Trigger: „Es gibt einen neuen Lead.“
Webhook: „Sende die Daten vom Formular an das Tool.“
Action: „Sende automatisch eine E-Mail an den Lead.“

Diese Kombination bildet das Grundgerüst für viele Automatisierungen – in der Baufinanzierung genauso wie in anderen Bereichen.

Was ist ein Automatisierungstool?

Ein Automatisierungstool ist eine Software, mit der du wiederkehrende Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen automatisch ablaufen lassen kannst – ohne dass du programmieren musst. Es verbindet z. B. dein E-Mail-Postfach, dein CRM und dein Kalender, sodass Aktionen wie „Neuer Lead → E-Mail → Kalendereintrag“ ganz von selbst geschehen.

🔄 Vergleich: n8n vs. Make vs. Zapier

Tool	Zielgruppe	Bedienung	Flexibilität / Funktionen	Hosting	Preis (Grundfunktionen)
Zapier	Einsteiger & Business-Nutzer	Sehr einfach (Baukasten)	Gut, aber eher linear aufgebaut	Cloud (Zapier-Server)	Kostenlos bis ca. 100 Tasks/Monat
Make (ehemals Integromat)	Fortgeschrittene & Profis	Visuell, etwas komplexer	Sehr flexibel mit Szenarien, Schleifen etc.	Cloud (Make-Server)	Kostenlos bis 1.000 Operationen/Monat
n8n	Entwickler & Tech-Teams	Komplex, aber mächtig	Extrem flexibel (Logik, Code, API)	Open Source – selbst hostbar oder Cloud	Kostenlos (self-hosted), sonst kostenpflichtig

🧠 Kurz erklärt:

Zapier ist ideal für einfache, schnelle Automationen – z. B. „Wenn Lead kommt, schicke E-Mail.“
Make bietet mehr Kontrolle und ist visuell stärker – gut für mittelkomplexe Prozesse mit vielen Variablen.
n8n ist ideal, wenn du volle Kontrolle brauchst, komplexe Logik brauchst oder DSGVO-konform selbst hosten willst.

Fazit:
Wenn du einfach und schnell starten willst, ist Zapier am leichtesten. Für komplexere Abläufe mit mehr Freiheit ist Make eine starke Wahl. Und wenn du maximale Anpassung und Datenschutz willst, ist n8n das flexibelste – aber auch technisch anspruchsvollste – Tool.

Use Cases & Inspiration (nach Prozessphasen)

🟢 Leadphase

Lead kommt rein → automatische Willkommensmail mit ersten Infos
Lead wird nicht kontaktiert → automatischer Reminder an Berater nach z. B. 24 Stunden
Qualifizierter Lead → automatische Übergabe an das Beraterteam inkl. Datenübertragung

🟡 Beratungs-/Angebotsphase

Statuswechsel im CRM → automatische Info an Kunden & ggf. Partner
Angebot wird erstellt → sofortige Nachfass-Mail mit Erklärungen oder Terminvorschlag
Kunde klickt auf das Angebot → Task erstellen für Rückruf oder persönliches Nachfassen

🔵 Abschluss-/Nachbearbeitungsphase

Finanzierung abgeschlossen → automatische Mail mit Empfehlungslink
3 Jahre vor Zinsbindungsende → automatische Erinnerung zur Anschlussfinanzierung
Projekt abgeschlossen → Bewertungslink senden, z. B. für Google oder ProvenExpert

Strategie & Umsetzung

🧭 Wie plane ich Automatisierungen?

Starte mit klaren Zielen: Was soll automatisiert werden – Leads, Kommunikation, Follow-ups? Skizziere dann die Abläufe: Was passiert wann, mit wem, über welches Tool?

🔍 Wie analysiere ich meine Prozesse?

Beobachte deine täglichen Abläufe: Welche Aufgaben sind wiederkehrend, zeitaufwändig oder fehleranfällig? Diese sind meist gute Kandidaten für Automatisierung.

💡 Automatisierungs-Mindset: Was lohnt sich (nicht)?

Automatisiere, was einfach, standardisiert und regelmäßig ist. Finger weg von stark individuellen Aufgaben oder sehr seltenen Fällen – Aufwand und Nutzen stehen hier oft nicht im Verhältnis.

🔧 Selbst machen oder Servicepaket buchen?

Technisch versiert? Dann kannst du viele Tools selbst nutzen (z. B. Make oder Zapier).
Keine Zeit oder Lust? Dann lohnt sich ein Servicepaket – spart Nerven und bringt dich schneller ans Ziel.

Mit Webhooks machst du fincrm zum Herzstück deiner digitalen Prozesse – schnell, effizient und mit ordentlich Automatisierungspower.

Hast du Lust auf ein kostenfreies Erstgespräch mit der Automatisierungsagentur finflow.io, dann buche hier einen Termin.