Abrechnungen in fincrm erstellen und verwalten

Buchhaltung Teil 1: Geschäfte abrechnungsbereit machen

Bevor du in fincrm eine Abrechnung erstellen kannst, müssen die dazugehörigen Geschäfte/Bausteine vorbereitet sein. Im ersten Schritt verteilst du die Provision im Geschäft/Baustein und setzt es anschließend auf „Abrechnungsbereit/Abschließen“. Dabei erstellt fincrm automatisch die Abrechnungsposten, die du im zweiten Schritt abrechnen kannst.

Schritt 1: Öffne das Geschäft
Navigiere zu dem Geschäft, das du abrechnen möchtest.

Schritt 2: Verteile die Provision
Lege im Geschäft/Baustein fest, wer welchen Anteil der Provision erhält. Bearbeite dazu den Baustein und verteile im Reiter Provision die Beträge. Als Empfänger kommen zum Beispiel infrage:

• Der zuständige Berater
• Die Firma des Beraters
• Weitere beteiligte Mitarbeiter
• Vermittler

Tipp: Prüfe die Verteilung sorgfältig. Aus genau diesen Angaben entstehen im nächsten Schritt die Abrechnungsposten.

Schritt 3: Setze das Geschäft auf „Abrechnungsbereit“
Sobald die Provision vollständig verteilt ist, bringst du das Geschäft in den Status „Abrechnungsbereit“. -> über die Funktion "Abschließen". 

Schritt 4: Abrechnungsposten werden automatisch erstellt
Mit dem Wechsel in den Status „Abrechnungsbereit“ erzeugt fincrm für jeden Provisionsempfänger automatisch einen offenen Abrechnungsposten. Du musst hier nichts weiter tun. Alle erzeugten Posten findest du unter „Buchhaltung – Abrechnungsposten“.

Hinweis: Neben den automatisch erzeugten Posten kannst du unter „Buchhaltung – Abrechnungsposten“ auch individuelle Posten manuell anlegen, zum Beispiel für Bonuszahlungen oder Korrekturen, die nicht an ein Geschäft gebunden sind.

Schritt 5: Weiter zur AbrechnungSobald offene Abrechnungsposten vorhanden sind, kannst du sie abrechnen.

Buchhaltung Teil 2: Abrechnungen erstellen

Sobald offene Abrechnungsposten vorhanden sind, kannst du sie in fincrm schnell und unkompliziert abrechnen. Wie offene Abrechnungsposten entstehen, erfährst du im ersten Abschnitt „Buchhaltung Teil 1: Geschäfte abrechnungsbereit machen“.

Schritt 1: Gehe zu „Buchhaltung“ und wähle „Abrechnungen“
Navigiere in deinem fincrm-Konto zur Registerkarte „Buchhaltung“. Klicke dort auf „Abrechnungen“, um alle Abrechnungsfunktionen aufzurufen.

Schritt 2: Klicke auf „Abrechnung erstellen“
Im Bereich „Abrechnungen“ klickst du auf „Abrechnung erstellen“. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du die folgenden Informationen ausfüllst:

• Empfänger: Wähle den Empfänger der Abrechnung aus.
• Rechnungsdatum: Gib das Datum der Rechnungserstellung ein.
• Zeitraum vom: Lege den Beginn des Abrechnungszeitraums fest.
• Zeitraum bis: Gib das Ende des Abrechnungszeitraums an.

Schritt 3: Wähle den Empfänger aus
Als Empfänger kannst du sowohl interne Mitarbeiter als auch Vermittler auswählen. Angezeigt werden nur Empfänger, für die offene Abrechnungsposten vorhanden sind.

Hinweis: Wenn du keinen Empfänger auswählen kannst, gibt es aktuell keine offenen Abrechnungsposten. In diesem Fall hast du zwei Möglichkeiten:

1. Verteile in einem Geschäft die Provision und setze es auf „abrechnungsbereit“. Dadurch werden automatisch offene Abrechnungsposten erzeugt.
2. Lege unter „Buchhaltung – Abrechnungsposten“ individuelle Abrechnungsposten an und rechne diese anschließend ab.

Schritt 4: Bearbeite und speichere die Abrechnung
Nachdem du die Abrechnung erstellt hast, kannst du sie weiter bearbeiten:

• Klicke auf die Abrechnung und passe über das 3-Punkte-Menü die gewünschten Daten an.
• Speichere die Abrechnung als Entwurf oder schließe sie direkt ab.
• Nach dem Abschluss kannst du die Abrechnung jederzeit als PDF herunterladen.

Schritt 5: Woher stammen die Daten?
Die Informationen in deiner Abrechnung übernimmt fincrm automatisch aus deinem CRM, darunter:

• Die hinterlegten Firmendaten
• Die Daten der Benutzer oder Vermittler

Tipp: Prüfe vor dem Erstellen deiner ersten Abrechnung, ob Firmendaten, Benutzerdaten und Vermittlerdaten vollständig und aktuell sind. So ist jede Abrechnung von Anfang an korrekt.

Schritt 6: Markiere die Abrechnung als bezahlt
Sobald die Abrechnung beglichen ist, kannst du die Zahlung auf zwei Arten erfassen:

1. Erstelle unter „Buchhaltung – Zahlungen“ eine neue Zahlung.
2. Markiere die Abrechnung direkt in der Abrechnung als „bezahlt“.