Um die Dokumente und die Dokumentenliste einzusehen und zu verwalten, gehe wie folgt vor:
- Wähle einen Kunden aus.
- Klicke auf den Reiter „Vorhaben".
- Öffne ein spezifisches Vorhaben und wähle den Bereich „Dokumente".
Im Bereich „Unterlagen" eines Vorhabens kannst Du Dokumente schnell und einfach hochladen, zuordnen und verwalten – entweder per Drag-and-Drop oder durch einen Klick.
Außerdem hast Du die Möglichkeit, über den Kundenbereich direkt Unterlagen bei Deinen Kunden anzufordern.
Wenn Du eine Standard-Unterlagencheckliste für alle Vorhaben in Deinem Unternehmen verwalten möchtest, kannst Du dies unter Einstellungen → Unterlagencheckliste einrichten.
Hier kannst Du eine Liste von benötigten Unterlagen auswählen, die bei Deinen Kunden automatisch über den Kundenbereich abgefragt und angefordert werden. So sparst Du Zeit und stellst sicher, dass alle wichtigen Unterlagen erfasst werden.
Individuelle Punkte können derzeit noch nicht hinzugefügt werden.
Automatische Erinnerung
Im Dokumente-Bereich eines Vorhabens kannst Du die automatische Erinnerung aktivieren. Ist diese Funktion eingeschaltet, werden Deine Kunden automatisch daran erinnert, noch fehlende bzw. angeforderte Unterlagen hochzuladen – ohne dass Du manuell nachfassen musst.
Zusätzlich steht Dir die Option „Jetzt erinnern" zur Verfügung: Damit kannst Du unabhängig von der automatischen Erinnerung jederzeit sofort eine Erinnerungsmail an den Kunden auslösen, etwa wenn eine Frist näher rückt oder eine Anforderung besonders dringend ist.
Im Kopf des Dokumente-Bereichs siehst Du außerdem auf einen Blick den Status aller angeforderten Unterlagen (z. B. „11 angefordert, 1 abgelehnt"), sodass Du direkt erkennst, ob eine Erinnerung sinnvoll ist.
